Politique concernant la protection des renseignements personnels
Objectif et portée de la politique
En tant qu’avocat, je considère qu’il est important de protéger les renseignements personnels qui me sont confiés par mes clients et d’autres, dans le cours de ma pratique. Mes obligations à titre de professionnel du droit sont définies, en partie, par les règles d'éthiques professionnelles établient par le Barreau du Haut Canada. Ces obligations s'appliquent à tous les professionnels et employés de mon cabinet, qui m’aident à fournir des services légaux à mes clients. Cette politique complémente mon obligation professionnelle de confidentialité envers mes clients et vise à informer les utilisateurs des méthodes de cueillette, d'utilisation et de communication des renseignements personnels recueillit par mon cabinet.
Au fin de la présente politique, les « renseignements personnels » s'entendent de tous renseignements sur une personne identifiable ou des renseignements qui permettent d'identifier une personne. La présente politique ne s'applique pas aux renseignements, qui portent sur plus d'une personne lorsque l'identité de ces personnes est inconnue et ne peut être inférée de ces renseignements (« ensemble des renseignements »). Je me réserve le droit d'utiliser cet ensemble des renseignements de quelque façon que j’estime approprié.
Rapports professionnels
Règle générale, tout renseignement concernant les affaires et les intérêts d'une personne ou d'un organisme qui a été recueilli: 1) aux fins de déterminer si je m'engage ou non à établir une relation professionnelle ou 2) dans le cours d'une relation professionnelle, doit être tenu strictement confidentiel et ne doit être divulgué à quiconque, sauf avec l'autorisation express ou implicite de la personne ou de l'organisme concerné (Tel qu’expliqué dans cette politique, il existe des circonstances où des renseignements personnels pourront être divulgués sans votre consentement exprès ou implicite.) Une relation professionnelle est établie lorsque j’accepte d'être retenu pour donner des services à une personne ou à un organisme particulier.
Collecte, utilisation et communication des renseignements personnels
Le fait que vous me fournissiez des renseignements personnels signifie que vous acceptez et consentez à ce que je collecte, utilise et communique vos renseignements personnels, conformément à la présente politique. Si vous n'acceptez pas les présentes modalités, je vous demande de ne pas me fournir des renseignements personnels. Certains services ne peuvent malheureusement pas être offerts à moins que vous me fournissez des renseignements personnels. Si vous choisissez donc, de ne pas me fournir les renseignements personnels nécessaires, je pourrais être dans l'impossibilité de vous offrir de tels services.
Je collecte, des personnes ou des organismes, que les renseignements nécessaires à la prestation de services juridiques ou d'information à ceux-ci. Dans la mesure du possible, les renseignements personnels seront recueillis directement de la personne concernée.
Afin de vous offrir les services légaux demandés, je peux être obligé de divulguer des renseignements personnels à des tierces parties. Comme exemple, je peux être obligé de donner des renseignements personnels aux tribunaux, aux bureaux gouvernementaux, aux institutions financières, aux courtiers d’assurance, aux compagnies d’assurance titre, aux services publics et autres. En m’embauchant comme votre avocat, vous consentez au fait que je dévoile les renseignements personnels, sans votre consentement exprès ou écrit, dans les circonstances où je le juge nécessaire, afin d’accomplir la tâche que vous m’avez confié en tant que votre avocat. Je m’engage, dans de telles circonstances, à divulguer que les renseignements qui doivent être divulgués. Vous vous engagez de ne pas me tenir responsable des dommages, pertes ou préjudices que vous pourriez subir en raison de la divulgation dans de telles circonstances.
Je peux communiquer des renseignements personnels à des personnes ou organismes, soit des agents contractuels ou des mandataires, qui s'acquittent de certaines fonctions pour le compte de mon cabinet. Les renseignements personnels seront communiqués à ces personnes ou organismes uniquement si ces derniers acceptent de les utiliser aux seules fins de me fournir des services et s’ils acceptent de respecter les principes énoncés dans la cette politique.
Dans certaines circonstances, je pourrais être justifié, permis ou obligé de divulguer des renseignements personnels sans consentement préalable. Ces circonstances pourraient inclure les cas suivants :
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lorsque la loi, une ordonnance ou une exigence d'un tribunal, d'un bureau administratif ou d'un autre tribunal administratif le requiert;
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lorsque des motifs raisonnables me permettent de croire que c'est nécessaire afin de protéger les droits, la vie privée, la sécurité ou la propriété d'une personne ou d'un groupe identifiable;
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lorsqu'il est nécessaire d'établir ou de percevoir des sommes qui me sont dûes;
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lorsqu'il est nécessaire de me permettre d'intenter un recours ou de limiter tout dommage que je pourrais subir; ou
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lorsque les renseignements sont déjà disponibles au public.
Dans des circonstances où je suis obligé de communiquer des renseignements sans consentement ou y est autorisé, je ne communique que les renseignements qui sont nécessaires.
Exactitude
Je m’efforce d'assurer que tous les renseignements personnels fournis par mon cabinet et en ma possession sont aussi exacts, actuels et complets que les fins pour lesquelles je les utilisent. Je demande aux personnes et organismes de m’informer, sans délais, de tous changements concernant leurs renseignements personnels.
Conservation
La durée de conservation des renseignements personnels varie selon le service et la nature des renseignements. Cette période peut s'étendre après la fin de la relation avocat-client, mais pourrait être que pour la durée de temps nécessaire pour que je puisse répondre à toute question qui pourrait survenir ultérieurement. Lorsque je juge que les renseignements personnels recueillient ne sont plus requis, je dispose des procédures nécessaires pour détruire, supprimer, effacer ou conserver ceux-ci sous une forme anonyme.
Sécurité
Je m’efforce d’assurer la sécurité de mon bureau et de ses systèmes de stockage d'information, sur les plans tant physique et technique que procédural, afin de prévenir toute perte ou utilisation malveillante et tout accès, communication ou modification non autorisé.
En ce qui concerne la communication des renseignements personnels, aucun mode de transmission ou de stockage des données est totalement sécuritaire. Bien que les caractéristiques physiques de chaque mode soient différentes, le courrier, les appels téléphoniques, les télécopieurs et les transmissions par Internet peuvent tout faire l'objet de perte, être mal acheminés ou interceptés et les renseignements communiqués ou transmis faire l'objet d'utilisation malveillante.
Comme de nombreuses entreprises, je tente d'établir un équilibre raisonnable entre la sécurité et la pratique. En communiquant avec des clients ou d'autres personnes, je demande souvent l'autorisation d'utiliser un mode de communication moins sécuritaire que certains d’autres modes moins pratiques. Un exemple de ceci est le courriel. En ce moment, lorsque j’envoi un courriel, ce dernier peut être transmis sous forme de données non chiffrées car un grand nombre de mes clients et autres personnes ne peuvent lire facilement les courriels encodés. L'envoi de courriels sous forme de données non chiffrées se fait pour des raisons de commodité. Des préoccupations de sécurité demeurent toutefois étant donné qu'un courriel mal acheminé ou intercepté pourrait être lu plus facilement qu'un courriel encodé.
Modifications à cette politique
Je me réserve le droit de modifier cette politique en tout temps en mettant la nouvelle politique, dans mon bureau, à la disponibilité du public. Toutes questions concernant cette politique en matière de protection des renseignements personnels devraient être apportées à mon attention. |
